Efficiëntere facturatie bij Vasco Fulfilment
“Hoe kan ik onze uitgevoerde werkzaamheden sneller, accurater en minder foutgevoelig factureren?” Deze vraag, gesteld door Ruben de Jager van Vasco Fulfilment aan Kees Huizer van Adlevo, is er één waarmee je bij DNA aan het juiste adres bent. Met dank aan de samenwerking tussen Adlevo en DNA Services BV op het gebied van softwareontwikkeling, kwam deze vraag dan ook bij Dirk-Willem Huisman, Business manager bij DNA Services, terecht en al snel werd er een gezamenlijk overleg ingepland.
In het desbetreffende overleg werd allereerst de problematiek helder in kaart gebracht en daarmee werd ook steeds duidelijker op welke manier DNA kon gaan bijdragen aan de oplossing daarvan. Vasco is namelijk een tevreden gebruiker van Picqer (fulfilment oplossing), maar Picqer biedt geen ondersteuning als het gaat om facturering. Dit zorgt voor veel handwerk en zoals bekend kost dat niet alleen relatief veel tijd, maar is dat ook foutgevoelig.
De te factureren werkzaamheden bij Vasco zijn onder andere ‘Inslag’, ‘Distributie’, ‘Verpakkingen’, ‘Uitslag’ en ‘Opslag’. Om de te factureren hoeveelheden te bepalen dienen er per klant (handmatig) diverse overzichten uit Picqer gehaald te worden en op grond daarvan wordt de factuur gemaakt. Deze overzichten zijn niet alleen voor intern gebruik, maar worden ook toegevoegd aan de factuurspecificatie die door Vasco aan haar klanten wordt verstrekt.
Om tot een oplossing te komen die de facturatie sneller, accurater en minder foutgevoelig laat verlopen, zijn de rekenregels voor het samenstellen van een factuur geanalyseerd. Daarnaast is onderzocht welke data beschikbaar is via de API van Picqer. Op basis van de rekenregels en de beschikbare data via de API van Picqer is een ontwerp uitgewerkt. Dit alles in nauwe samenwerking met Vasco waarbij de centrale vraag dan ook steeds was: ‘Dekt de door DNA geboden oplossing op basis van de afgesproken rekenregels en de door de API aangeleverde data de vraag van Vasco af’?
Voor het realiseren van de uitgewerkte oplossing is gekozen voor Uniconta als platform. Allereerst omdat er binnen Uniconta verschillende entiteiten zoals Klanten en Artikelen reeds beschikbaar zijn. Maar ook omdat Uniconta de mogelijkheid biedt eigen velden en tabellen aan te maken. Daarnaast zijn de developers van DNA Services in staat om plug-ins te ontwikkelen die naadloos in Uniconta integreren. Een ander voordeel van deze oplossing is, dat het een cloud-oplossing is en daardoor zijn er geen eigen servers nodig. Verder is de deployment van de oplossing vrij eenvoudig doordat binnen Uniconta gewerkt kan worden met partner plug-ins. Deze plug-ins zijn namelijk centraal te beheren en te deployen. Door Decit automatisering werd, in opdracht van Adlevo, de levering en implementatie van Uniconta verzorgd.
Al met al is er in twee weken tijd een nauwe samenwerking ontstaan tussen Vasco, Adlevo en DNA voor de ontwikkeling van deze interface. Regelmatig klantcontact is namelijk essentieel voor het succesvol verloop van een vraagstuk als dat van Vasco. Na de ontwikkeling van de interface is een testfase gestart waarin Vasco een factuurronde heeft schaduw gedraaid om de vergelijking tussen de huidige handmatige facturering en de nieuwe automatische facturering te testen.