Omoda verwerkt dagelijks 10.000

“Het systeem handelt orders volledig automatisch af”  

Tussen de 10 meter hoge stellingen in het magazijn van Omoda rijden de reachtrucks af en aan. Ze lijken moeiteloos hun weg te vinden tussen het duizelingwekkende aantal schoenendozen. Elke dag worden hier zo’n 10.000 orders verwerkt. Dankzij de hoge automatiseringsgraad gaat er maar weinig mis. Bovendien verlopen de logistieke processen bijzonder efficiënt. Het geheim? Het ERP-systeem dat DNA de afgelopen jaren samen met Omoda ontwikkelde. 

Wie de naam Omoda hoort, denkt al snel aan de online aanbieder van schoenen. Toch was het bedrijf jarenlang een traditionele winkelketen. Met 18 fysieke winkels heeft het bedrijf een duidelijke positie in de winkelstraat. In 2007 begon Omoda met de online verkoop. “De bestellingen werden met de hand verwerkt. De orderpickers liepen met briefjes en bonnen door het magazijn. En als ze een product niet konden vinden, liepen ze nog een rondje”, glimlacht logistiek manager Pieter van der Paauw.

Kloppend hart

Een kofferbak vol bestellingen werd al gauw een vrachtwagen vol schoenendozen. Door de groeiende online verkopen kreeg het bedrijf behoefte aan een automatiseringsoplossing, inclusief een koppeling tussen webapplicatie en backoffice. Omoda CEO Wilhelm Verton vroeg DNA mee te denken en in 2009 ging het Omoda-systeem – zoals het wordt genoemd – live. “Dat was een spannend moment”, zegt Verton, “maar de overgang verliep vlekkeloos. In de achterliggende jaren hebben we het Omoda-systeem steeds verder uitgebreid en verbeterd”. Pieter van der Paauw vult aan: “Elke twee weken hebben we een distributiemeeting, waarin we de verbeterpunten bespreken. Inmiddels is het Omoda-systeem echt het hart van ons bedrijf. Elke dag verwerken we zo’n 10.000 interne en externe orders in het systeem.”

Dynamisch WMS

De hoge automatiseringsgraad binnen het bedrijf is indrukwekkend. Omoda koos daar bewust voor. Vanwege de relatief kleine transactiebedragen, zijn schaalgrootte en efficiency heel belangrijk. Een basisprincipe voor de beheersing van het logistieke proces is dat elk individueel artikel traceerbaar moet zijn. Elk product krijgt daarvoor bij ontvangst een eigen, uniek artikelnummer en barcode. “Vroeger hadden we magazijnplaatsen per artikelsoort. Dat maakte het moeilijker om de ruimte te benutten. Soms hadden we wel 80 karren met retourproducten staan die allemaal nog in het magazijn gezet moesten worden. Nu hebben we een dynamisch warehouse en kan elk artikel overal staan. De warehouselocatie wordt vastgelegd in het systeem en de orderpickers krijgen hun opdrachten via handscanners die online worden bijgewerkt met de actuele stand van zaken. Vanwege het succes is dit zelfs toegepast in de filialen.”

Volledig automatisch

Verschillende typen orderstromen lopen door elkaar heen. De vele online kopers plaatsen bestellingen. Deze weborders worden afgehandeld vanuit het centrale magazijn in Zierikzee. Is een product alleen nog op voorraad in één van de winkels, dan wordt deze naar de klant gestuurd. Er komen nieuwe leveringen binnen: de inkooporders. Maar de eigen winkels van Omoda plaatsen ook interne orders om hun voorraad aan te vullen. En om het nog complexer te maken, zijn er ook retourorders. Internetklanten die afzien van hun aankoop of de verkeerde maat hebben besteld, sturen producten terug. “Al deze verschillende typen orders worden door het Omoda-systeem afgehandeld, volledig automatisch”, zegt Van der Paauw. “Het systeem doet dat op een slimme manier. Zo bepaalt het zelf waar een retour gezonden product het snelst verkocht zal worden – via de webshop of in een specifieke winkel. Daar wordt het product heen gestuurd.”

Sorteermachine

Begin 2014 betrok Omoda een volledig nieuw pand in Zierikzee. Daarbij werd de automatiseringsgraad nog verder opgevoerd. Een enorme sorteermachine verwerkt nu automatisch alle binnenkomende artikelen. Retour producten, geleverde goederen, interne orders, webshoporders: de sorteermachine zorgt dat ze op de goede plaats terecht komen.

Belangrijk voor klanttevredenheid

Terwijl het logistieke proces haarfijn is geregeld, wordt ook het financiële systeem gevoed. Zo exporteert het Omoda-systeem automatisch journaalposten. “Alle informatieverwerking vindt realtime plaats. Als nu het laatste paar schoenen van een specifieke type in de winkel wordt verkocht, is op de webshop direct zichtbaar dat deze niet meer leverbaar is. Daardoor hoeven we klanten niet teleur te stellen en kunnen we bestelde producten ook daadwerkelijk leveren. Dat is belangrijk voor de klanttevredenheid. In het licht van omnichannel een belangrijk punt. Dit heeft er onder andere toe geleid dat Omoda in 2016 de titel ‘Logistieke Webshop van het Jaar’ heeft gewonnen.”

Wordt de terugbetaling van een retourorder niet uitgevoerd, dan hoeft de klant niet zelf te bellen. Het Omoda-systeem meldt dit zelf waarna de klantenservice contact opneemt met de klant en voor de retourbetaling zorgt.

Actuele managementinformatie

De informatie wordt niet alleen realtime verwerkt, maar is ook direct beschikbaar. Voor het management is het Omoda-systeem een waardevolle bron van informatie. Moeten er strategische beslissingen worden genomen? Het Omoda-systeem levert managementinformatie, met kengetallen als rentabiliteit, omzet, omloopsnelheid, voorraadwaarde, etc. Onderhandelen met een leverancier? Een druk op de knop laat precies zien wat de meest en de minst verkochte schoenen zijn en hoe de artikelgroep presteert.

Continuïteit cruciaal

Het is wel duidelijk dat het Omoda-systeem het kloppend hart van het bedrijf is. Om die reden heeft DNA met veel zorg de netwerkomgeving ingericht. Het bedrijf beschikt over een extra server op een andere locatie. Zou de IBM-server op het hoofdkantoor uitvallen, dan ligt het bedrijf maximaal een uur stil. “Continuïteit, continuïteit, continuïteit. Alles draait hier om continuïteit”, benadrukt Van der Paauw. “De verhuizing was dan ook een belangrijk moment. Samen met DNA hebben we deze goed voorbereid en gefaseerd uitgevoerd. ’s Nachts hebben we de server verhuisd. Dat was spannend! Maar toen ik ’s morgens om 7.00 uur wegging, kon iedereen aan het werk. Alles werkte.”

Soort huwelijk

Van der Paauw is enthousiast over de samenwerking met DNA. “Het is een soort huwelijk”, glimlacht hij. “Je bent op elkaar aangewezen. Zij hebben het systeem ontwikkeld dat onze bedrijfsvoering maximaal ondersteunt. Een systeem dat schaalbaar is. Als we de komende jaren flink groeien, is het systeem erop berekend. DNA blijft meedenken over mogelijke verbeteringen en voert onze wensen uit. Dat is een mooi samenspel.”

Wilhelm Verton, CEO Omoda 

nl_NLNederlands
nl_NLNederlands