Efficiëntere facturatie bij VASCO-fulfilment
“Hoe kan ik onze uitgevoerde werkzaamheden sneller, accurater en minder foutgevoelig factureren?” Deze vraag, gesteld door Ruben de Jager van VASCO-fulfilment, is er één waarmee je bij DNA Services aan het juiste adres bent. In overleg hebben we de problematiek helder in kaart gebracht en daarmee is duidelijk geworden op welke manier DNA de knelpunten in het facturatieproces kon oplossen. VASCO is namelijk een tevreden gebruiker van Picqer (magazijnsoftware), juist vanwege de focus van Picqer op de magazijnprocessen. Voor de facturatie wordt daarom aangesloten op de API van Picqer, waar de benodigde data en events in aanwezig zijn. Deze vraagstukken, waarbij koppelingen met andere systemen noodzakelijk zijn, passen bij uitstek bij onze expertise op het gebied automatisering en API-interfaces.
De te factureren werkzaamheden bij VASCO zijn onder andere ‘Inslag’, ‘Distributie’, ‘Verpakkingen’, ‘Uitslag’ en ‘Opslag’. Om de te factureren hoeveelheden te bepalen dienen er per klant (handmatig) diverse overzichten uit Picqer gehaald te worden en op grond daarvan wordt de factuur gemaakt. Deze overzichten zijn niet alleen voor intern gebruik, maar worden ook toegevoegd aan de factuurspecificatie die door VASCO aan haar klanten wordt verstrekt.
Om tot een oplossing te komen die de facturatie sneller, accurater en minder foutgevoelig laat verlopen, zijn de rekenregels voor het samenstellen van een factuur geanalyseerd. Daarnaast is onderzocht welke data beschikbaar is via de API van Picqer. Op basis van de rekenregels en de beschikbare data via de API van Picqer is een ontwerp uitgewerkt. Dit alles in nauwe samenwerking met VASCO waarbij de centrale vraag dan ook steeds was: ‘Dekt de door DNA geboden oplossing op basis van de afgesproken rekenregels en de door de API aangeleverde data de vraag van VASCO af’?
Voor het realiseren van de uitgewerkte oplossing is gekozen voor Uniconta als platform. Allereerst omdat er binnen Uniconta verschillende entiteiten zoals Klanten en Artikelen reeds beschikbaar zijn. Maar ook omdat de Uniconta ERP-software de mogelijkheid biedt eigen velden en tabellen aan te maken. Daarnaast zijn de developers van DNA Services in staat om plug-ins te ontwikkelen die naadloos in Uniconta integreren. Een ander voordeel van deze oplossing is, dat het een cloud-oplossing is en daardoor zijn er geen eigen servers nodig. Verder is de deployment van de oplossing vrij eenvoudig doordat binnen Uniconta gewerkt kan worden met partner plug-ins. Deze plug-ins zijn namelijk centraal te beheren en te deployen.
Inmiddels maakt VASCO volop gebruik maken van deze facturatie-oplossing. Klanten ontvangen een duidelijke specificatie van de gefactureerde kostencomponenten.
Ruben de Jager kijkt met een tevreden gevoel terug op het project. “Het heeft gebracht wat ik ervan verwachtte tegen de kosten die waren afgesproken”. Ook Dirk-Willem Huisman (Manager Software & Development bij DNA Services) kijkt tevreden terug op de samenwerking met VASCO en de ontwikkeling van deze interface. ‘Dit project heeft mij wederom de kracht laten zien van het gebruik van Uniconta als standaard voor maatwerkoplossingen. Door Uniconta als platform te gebruiken, hebben we de totale ontwikkelkosten kunnen terugbrengen naar 25% van de kosten bij volledig maatwerk’.
Naast de facturatie-oplossing heeft DNA inmiddels ook een klantspecifieke MeerwerkApp ontwikkeld. Met deze mobiele toepassing kunnen meerwerkposten, zoals opslagkosten, aan klanten doorbelast worden tijdens de logistieke verwerking van orders.
VASCO-fulfilment is dé ‘one-stop-shop’ voor multichannel B2B en B2C bedrijven die behoefte hebben aan één partner voor het hele logistieke proces. VASCO zorgt ervoor dat de complete logistieke afhandeling van bestellingen professioneel, efficiënt en voordelig verloopt. Het bedrijf is vanwege de groei verhuisd van Lekkerkerk naar Ridderkerk waar het opereert vanuit een warehouse met ruim 19.000 m2 oppervlakte.